Unsere Plattform anny (ehem. Bookingbuddy) kann ganz intuitiv die Komplexität einer großen Organisation darstellen. Durch Funktionen wie Kategorien, Gruppen und Services lassen sich ganze Teilbereiche parallel in einem Account abbilden. Das ist nicht nur einfacher für die Kunden - denn die müssen nun nur noch eine Buchungsseite ansteuern. Nein, auch für das verwaltende Team bedeutet das einen ganzheitlichen Überblick über ihr Buchungsmanagement. Aber bis zu diesem Punkt erzählen wir sicher nichts Neues.

Jeder im Team erfüllt eine andere Rolle

Wichtig bei so vielen Teilbereichen und einem großem Team ist es, dass jeder für einen bestimmten Bereich zuständig ist. Jeder erfüllt eine andere Rolle. Die Aufgabenverteilung ist in jedem Team unterschiedlich. Das bedeutet, dass auch innerhalb eines Tools wie anny (ehem. Bookingbuddy) verschiedene Rollen und Berechtigungen vergeben werden müssen. So gibt es üblicherweise immer mindestens einen Administrator. Doch wie sehen die restlichen Rollen aus? Wer darf welche Ressource verwalten oder nur einsehen? Und wer hat eigentlich Zugriff auf die Kundendaten?

An die Bedürfnisse deines Teams angepasst

Wir sind großer Verfechter von Individualisierbarkeit und Konfiguration. Uns war klar, dass Standardrollen nicht alle Bedürfnisse und Organisationsstrukturen darstellen können. Aus diesem Grund ist die Rechte- und Rollenverwaltung der Teammitglieder jetzt noch detaillierter als vorher. Das ermöglicht viele neue Möglichkeiten:

  • Beliebig viele eigene Rollen können nun in feinster Genauigkeit erstellt werden. Dabei wird genau festgehalten, welche Berechtigung diese Rolle bekommt.
  • Ein Teammitglied kann jetzt mehrere Rollen innehaben.
  • Berechtigungen lassen sich jetzt auf einzelne Ressourcen, Kategorien oder Gruppen einschränken.
  • Nicht nur eine Rolle kann Rechte erhalten, auch Nutzern selbst können individuelle Berechtigungen zugewiesen werden.

Alle neuen Funktionen könnt ihr nun im Bereich Nutzer verwalten selbst ausprobieren und gegenprüfen, ob alle Rechte korrekt vergeben sind.

Bibliothek, Hochschulsport und Labor unter einem Hut

In der Praxis sieht das Ganze nun also so aus: Eine Universität kann nun die Rolle "Bibliotheksmitarbeiter:in" und die Rolle "Laborassistenz" anlegen. Jede Rolle hat seine eigenen eingeschränkten Rechte. Das geht so weit, dass Kollegen und Kolleginnen der Bibliothek auch nur die Ressourcen der Bibliothek sehen, nicht aber die des Hochschulsports oder des Labors. Mitarbeitenden aus anderen Bereichen wiederum können die Ressourcen und Buchungen der Bibliothek nicht einsehen. Ein Nutzer, der die Rolle "Scanner" innehält, kann nur den Check-in der Buchenden durchführen. Dies eignet sich beispielsweise für einen kurzfristigen Hiwi. Außerdem bietet die Universität das Buchen von Sprechstunden der Professoren über anny (ehem. Bookingbuddy) an. Jeder Professor darf dafür seine eigene "Sprechstunden-Ressource" verwalten, benötigt aber sonst keinerlei anderen Zugriff oder Einsicht.

Eine Frage des Datenschutzes

Die neue detaillierte Rechte- und Rollenverwaltung ermöglicht auch, den Personenkreis einzuschränken, der Zugriff auf Kundendaten hat. Ein Gewinn für den Datenschutz! Letzte Woche haben wir bereits über die Bedeutung des Datenschutzes gesprochen. Mehr dazu hier.

Vorteile an allen Ecken und Enden

Mit der neuen Recht- und Rollenverteilung ist nun also eine noch feinere Einstellung der Rollen möglich. Zu Beginn werdet ihr Standardrollen wie "Admin" oder "Scanner" sehen, aber legt gerne so viele Rollen an, wie euer Team benötigt. So steht der genauen Darstellung eurer Teamaufteilung nichts mehr im Weg und auch neuen Teammitgliedern (Nutzer verwalten > Nutzer > Einladen) kann ganz einfach eine bestehende Rolle übertragen werden.

Wir freuen uns, dass das vorgestellte Feature in Kooperation mit einem unserer Kunden entstanden ist. Mit agiler Entwicklung individuelle Anforderungen zu erfüllen liegt im Herzen unseres Unternehmens. Zögere daher nicht, mit deinen Wünschen und Vorschlägen auf uns zuzukommen.

Du hast noch Fragen zu der neuen Funktion? Schreibe mir gerne eine persönliche E-Mail oder wende dich an unseren Support.